KASUS 4-5
WESTPORT ELECTRIC CORPORATION
ORGANISASI WESTPORT
Westport Electric merupakan salah satu perusahaan raksasa AS yang memproduksi dan menjual listrik serta produk elektronik. Kegiatan operasi perusahaan dibagi ke dalam empat grup, masing-masing dikepalai wakil presiden grup. Grup-grup ini terdiri dari: Grup Pembangkit Listrik dan Transmisi, Grup Perkakas Rumah Tangga, Grup Militer dan Ruang Angkasa, serta Grup Elektronika. Tiap grup terdiri dari sejumlah divisi yang independen secara relatif, masing-masing dikepalai oleh manajer divisi. Terdapat 25 divisi dalam perusahaan.
Pada tingkat perusahaan terdapat staf riset pengembangan dan enam staf administratif kantor, masing-masing dikepalai oleh wakil presiden, yaitu keuangan, hubungan industri, hukum, pemasaran, manufaktur dan hubungan masyarakat. Tanggung jawab staf administratif, meskipun mereka berbeda tergantung pada lingkungannya, dapat dibagi kedalam kategori berikut:
1. Saran manajemen puncak.
2. Pemberian saran bagi divisi operasi dan kantor staf lainnya.
3. Koordinasi antardivisi.
Prosedur Persetujuan
Penyampaian Informasi
Pada awal musim semi setiap tahun, departemen anggaran mengeluarkan instruksi dan jadwal untuk persiapan, peraturan, dan persetujuan anggaran untuk tahun berikutnya. Karena yang diperhatikan dalam kasus ini adalah anggaran staf administratif, deskripsi akan dibatasi pada sifat penyampaian informasi oleh masing-masing kantor administratif.
Tiap kantor staf melengkapi jadwal sebagai berikut:
- Anggaran Berdasarkan Klasifikasi Beban
- Anggaran Berdasarkan Kegiatan
- Penjelasan mengenai Perubahan
Presentasi Proposal Anggaran
Setiap anggaran kantor staf administratif disetujui oleh presiden dan eksekutif wakil presiden dalam rapat anggaran. Wakil presiden bidang keuangan hadir dalam seluruh presentasi anggaran, tetapi tidak memiliki kekuasaan untuk menyetujui ataupun menolak.
Fungsi Departemen Anggaran
Fungsi departemen anggaran dalam menjalankan anggaran staf administratif telah menentukan jadwal yang disampaikan dan jadwal bagi pelaksanaannya dan ”untuk memeliharan kejujuran penyajian”. Dalam mengisi fungsi terakhir, departemen anggaran menganalisis dan mengajukan anggaran serta meyakinkan bahwa fakta-fakta dinyatakan secara benar.
Rincian presentasi dilaksanakan sebelum keterlibatan James King dan asisten administrasi hingga wakil presiden staf administrasi. Ketika presentasi dibuat departemen anggaran akan diminta untuk menyetujui informasi keuangan yang tengah dipresentasikan.
Evaluasi Anggaran
Pada tahun kedua James King menjabat sebagai supervisor bagian anggaran staf administratif. Sebelumnya, dia telah menjadi manager anggaran di Electric Stove Division. Pada tingkat divisi, analis anggaran memberikan pengaruh terhadap seluruh tingkat efisiensi yang ditampilkan dalam anggaran operasi. Sebagai contoh, didalam Electric Stove Divison, pengendali divisi menghadiri setiap rapat anggaran divisi dan mendebat dengan argumen yang panjang dan keras untuk menolak setiap anggaran yang ia percayai tidak cukup ”kuat”. Sebab dia telah memiliki pengalaman yang banyak dalam operasi divisi tersebut, dan biasanya berhasil. King tahu sangatlah sulit untuk menyamakan sikap wakil presiden bagian keuangan (yang tidak pernah terlihat memajukan tujuan apa pun ke dalam anggaran yang diusulkan) dengan atasan terdahulunya, pengendali dari Electric Stove Divison. Akibatnya, dia meminta untuk bertemu dengan Ensign dan Kelly untuk melihat jika sesuatu dapat dilakukan untuk meningkatkan teknik evaluasi terhadap anggaran staf administratif.
Meskipun demikian, King yakin bahwa adalah penting bagi seseorang untuk mengevaluasi proposal anggaran secara kritis, seperti yang mereka lakukan pada tingkat divisi. Rapat ditutup oleh Ensign dengan meminta Kelly dan King untuk mempersiapkan sebuah proposal yang akan memecahkan masalah yang diangkat dalam rapat perusahaan tersebut.
PERTANYAAN
Apa yang seharusnya dilakukan oleh Westpost Electric berkenaan dengan evaluasi masalah yang ada ?
JAWABAN:
Berdasarkan pembahasan kasus Westport Electrict, kami dapat sarankan sebagai berikut:
Ø Wakil presiden bidang keuangan walaupun tidak memiliki kekuasaan untuk menyetujui ataupun menolak anggaran yang dipresentasikan dalam rapat anggaran, sebaiknya dilibatkan dan diberikan kesempatan untuk mempresentasikan/memberikan informasi berupa hasil analisis atas laporan keuangan dan anggaran perusahaan (terutama menyangkut pendapatan dan beban) perusahaan, baik periode sebelumnya maupun periode aktual (perkiraan tahun yang sedang berjalan), agar setiap wakil presiden staf administratif dapat memperoleh informasi menyangkut pendapatan dan beban perusahaan sebagai bahan pertimbangan dalam membuat usulan/proposal anggaran pada periode-periode berikutnya.
Ø Perusahaan harus lebih mengoptimalkan kinerja staf legal, dalam hal efisiensi waktu agar dapat meminimalisir biaya.
Ø Mengurangi pelatihan-pelatihan/kursus-kursus yang kurang bermanfaat, hal ini selain mengeluarkan banyak dana untuk membiayai pelatihan juga banyak membuang waktu manajemen.
Ø Sebaiknya dalam setiap persetujuan anggaran staf administratif, Presiden dan wakil presiden eksekutif yang berwenang dalam menyetujui anggaran diharuskan agar terlebih dahulu mengumpulkan data-data dan informasi-informasi (baik data/informasi yang berasal dari intern maupun ekstern perusahaan) yang relevan dan akurat agar anggaran tersebut dapat dievaluasi dengan baik tingkat efektivitas dan efisiensinya sebelum persetujuan diambil.
Ø Kami merekomendasikan agar top manajemen memberikan perhatian yang cukup mengenai efisiensi dan efektivitas untuk tiap divisi dalam perusahaan. Saat ini, pada umumnya top manajemen hanya berfokus pada angka; kesuksesan dalam finansial hanya dinilai dari profit yang di dapat oleh perusahaan tanpa mempertimbangkan sisi performa kinerja dari perusahaan walau pada kenyataanya evaluasi kinerja lebih penting untuk setiap perusahaan. Sebagai perusahaan yang hanya berfokus pada profit, penghasilan dan biaya pengeluaran harus dihitung untuk setiap divisi dalam perushaan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar